Se tem talento para a planificação, atenção aos pormenores, criatividade e vontade de liderar projectos, a profissão de organizador de eventos é perfeita para si. Receberá uma boa formação em protocolo, marketing e relações públicas, e poderá desenvolver certas competências sociais e de comunicação, o que é tudo o que precisa para se dedicar a este sector.
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Quem é e o que faz um organizador de eventos?
Um organizador de eventos ou gestor de eventos é o profissional que planeia, promove e executa a celebração de um evento. Para realizar estas funções, é necessário determinar o público-alvo e o objetivo da ação. Além disso, a gestão de um evento envolve a elaboração de um orçamento, a reserva do local, a contratação de fornecedores e a gestão financeira do evento em questão.
Principais funções do organizador de eventos
Já temos uma ideia do que é a gestão de eventos, mas quais são as funções específicas de um organizador de eventos? Em termos gerais, é a pessoa que, de acordo com objectivos específicos, define todas as acções a realizar num evento. Para entrar em mais pormenores, vejamos brevemente o que faz este profissional:
- É responsável pela conceção, produção e realização do evento desde o momento em que a proposta é feita até à sua conclusão.
- Estabelece, comunica e assegura o cumprimento do calendário e das prioridades do evento.
- Gere o orçamento e os recursos disponíveis para o evento.
- Encontra e estabelece o local do evento.
- Negocia e gere as questões relacionadas com os fornecedores.
- É claro quanto aos objectivos definidos pela marca para tentar alcançá-los.
- Apresentar relatórios e resultados no final do evento.
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Competências do perfil do organizador de eventos: hard e soft skills
Para além de receber uma formação específica, um organizador de eventos deve possuir uma boa combinação de competências, tanto em termos de conhecimentos (hard skills) como de aptidões pessoais e profissionais (soft skills). No seu conjunto, estas competências determinarão a qualidade do seu trabalho no domínio da gestão de eventos e das relações públicas.
Hard Skills: conhecimentos essenciais
Se há um traço que caracteriza o trabalho de um organizador de eventos, esse traço é a multidisciplinaridade. Assim, se quiser ser um deles, terá de ser capaz de lidar com várias disciplinas que, por sua vez, estão intimamente relacionadas para atingir o mesmo objetivo. Estamos a falar de protocolo, relações públicas e marketing.
- Protocolo. Conhecer as regras que devem reger um evento é fundamental para que este decorra de acordo com o estabelecido e de acordo com cada tradição e cultura. De acordo com as características de cada evento, o protocolo assume uma forma social, empresarial, desportiva, etc.
- Relações públicas. A aquisição de estudos neste domínio é essencial para promover a comunicação entre empresas e clientes, reforçar os laços e incentivar a cooperação.
- Marketing. Os eventos são instrumentos úteis para as empresas aproximarem os seus produtos e serviços do seu público-alvo. É por isso que todos os organizadores de eventos precisam de desenvolver conhecimentos em marketing e publicidade.
Soft skills que todos os organizadores devem possuir
Por último, mas não menos importante, se pretende ser um organizador de eventos, terá de desenvolver certas competências sociais, de comunicação e de gestão emocional, tais como estas competências transversais:
- Competências de comunicação.
- Linguagem corporal
- Escuta ativa e empatia para compreender as necessidades do cliente.
- Criatividade para conceber eventos memoráveis.
- Capacidade de liderança para coordenar e motivar toda a equipa que torna possível a produção de um evento.
- Ser capaz de resolver os conflitos que possam surgir.
- Saber trabalhar em equipa e coordenar as diferentes partes envolvidas na celebração de um evento.
- Saber lidar com situações de pressão e ser capaz de improvisar face a qualquer imprevisto.
- Capacidade de negociação, fundamental para estabelecer relações frutuosas com os fornecedores que colaboram na celebração de um evento.
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